Regolament 172. Rapporti individwali dwar proċeduri għall-għoti ta’ kuntratti

(1) Dan ir-regolament għandu japplika għal kull kuntratt jew ftehim qafas koperti b’dawn ir-regolamenti, u għal kull darba li sistema dinamika ta’ xiri, meta l-valur stmat ta’ dawn il-proċeduri jaqa’ taħt is-subregolament 30(1)(b).

(2) L-entitajiet kontraenti għandhom iżommu l-informazzjoni adatta dwar kull kuntratt jew ftehim qafas kopert b’dawn ir-regolamenti u kull darba li tiġi stabbilita sistema dinamika ta’ xiri. Din l-informazzjoni għandha tkun biżżejjed sabiex tagħtihom il-possibilità li aktar tard jiġġustifikaw id-deċiżjonijiet meħuda marbutin ma’:

(3) Sakemm l-avviż ta’ għoti ta’ kuntratt imfassal f’konfomità mar-regolamenti 65 jew 136 ikun fih l-informazzjoni mitluba f’dan ir-regolament, l-entitajiet kontraenti jistgħu jirreferu għal dak l-avviż.

(4) L-entitajiet kontraenti għandhom jiddokumentaw il-progress tal-proċeduri tal-akkwist kollha, kemm jekk il-proċeduri jsiru b’mezzi elettroniċi kif ukoll jekk ma jsirux hekk. Għal dak il-għan, huma għandhom jiżguraw li jżommu dokumentazzjoni biżżejjed biex jiġġustifikaw id-deċiżjonijiet meħuda fl-istadji kollha tal-proċedura tal-akkwist, bħad-dokumentazzjoni dwar il-komunikazzjoni ma’ operaturi ekonomiċi u deliberazzjonijiet interni, it-tħejjija tad-dokumenti tal-akkwist, id-djalogu jew in-negozjati jekk ikun hemm, l-għażla u l-għoti tal-kuntratt. Id-dokumentazzjoni għandha tinżamm minn tal-inqas għal tliet snin mid-data tal-għoti tal-kuntratt.

(5) Ir-rapport, jew l-elementi ewlenin tiegħu, għandhom jiġu kkomunikati lill-Kummissjoni jew lill-awtoritajiet kompetenti, il-korpi jew l-istrutturi fejn dawn jitolbu li jsir hekk.