# PPR, regolament 48. Regoli li japplikaw dwar il-komunikazzjoni

- URL: https://procurelex.mt/mt/ppr/48 · English: https://procurelex.mt/en/ppr/48
- Regolamenti dwar l-Akkwist Pubbliku (L.S. 601.03), consolidated version in force from 2025-06-27; official text (prevails): https://legislation.mt/eli/sl/601.3/mlt

(1) Il-komunikazzjoni u skambju ta’ informazzjoni kollu taħt dawn ir-regolamenti, inkluża l-preżentazzjoni elettronika, jitwettqu bl-użu ta’ mezzi elettroniċi ta’ komunikazzjoni skont ir-rekwiżiti ta’ dawn ir-regolamenti.
(2) L-għodod u l-mezzi li għandhom jintużaw għall-komunikazzjoni b’mezzi elettroniċi, kif ukoll il-karatteristiċi tekniċi tagħhom, ma għandhomx ikunu diskriminatorji, iridu jkunu ġeneralment għad-dispożizzjoni u interoperabbli mal-prodotti tal-ICT fl-użu ġenerali u ma għandhomx jillimitaw l-aċċess tal-operaturi ekonomiċi għall-proċedura ta’ akkwist.
(3) Minkejja d-dispożizzjonijiet tas-subregolamenti (1) u (2), l-awtoritajiet kontraenti m’għandhomx ikunu obbligati jitolbu mezzi elettroniċi ta’ komunikazzjoni fil-proċess ta’ sottomissjoni fis-sitwazzjonijiet li ġejjin:
   (a) minħabba n-natura speċjalizzata tal-akkwist, l-użu ta’ mezzi ta’ komunikazzjoni elettroniċi jitlob għodod speċifiċi, mezzi jew formati ta’ fajl li ġeneralment mhumiex disponibbli jew aċċettati minn applikazzjonijiet li jkunu ġeneralment disponibbli;
   (b) l-applikazzjonijiet li jaċċettaw il-formati ta’ fajls li huma adatti għad-deskrizzjoni tal-offerti jużaw file formats li ma jistgħux jinqraw minn ebda applikazzjoni oħra miftuħa jew ġeneralment disponibbli jew li huma taħt skema ta’ liċenzjar proprjetarju u ma jistgħux isiru disponibbli għat-tniżżil jew għall-użu mill-bogħod mill-awtorità kontraenti;
   (ċ) l-użu ta’ mezzi ta’ komunikazzjoni elettronika jkun jitlob tagħmir ta’ uffiċċju speċjalizzat li ma jkunx ġeneralment disponibbli għall-awtoritajiet kontraenti;
   (d) id-dokumenti ta’ akkwist jirrikjedu s-sottomissjoni ta’ mudelli fiżiċi jew fuq skala li ma jkunux jistgħu jintbagħtu bl-użu ta’ mezzi elettroniċi.
(4) Fir-rigward ta’ komunikazzjonijiet li għalihom ma jintużawx mezzi elettroniċi ta’ komunikazzjoni skont is-subregolament (3), il-komunikazzjoni għandha ssir permezz tal-posta jew b’mezz ta’ ġarr adatt ieħor jew b’taħlita ta’ posta jew mezz ta’ ġarr adatt ieħor u mezzi elettroniċi.
(5) L-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa mhijiex obbligata li tesiġi mezzi elettroniċi ta’ komunikazzjoni fil-proċess ta’ preżentazzjoni elettronika safejn l-użu ta’ mezzi ta’ komunikazzjoni li mhijiex elettronika tkun meħtieġa minħabba ksur ta’ sigurtà ta’ dawn il-mezzi elettroniċi ta’ komunikazzjoni jew għall-protezzjoni ta’ informazzjoni ta’ natura sensittiva li titlob livell għoli ta’ protezzjoni li ma jistax ikun żgurat kif suppost bl-użu ta’ għodod u mezzi elettroniċi li jkunu ġeneralment disponibbli għall-operaturi ekonomiċi jew li jistgħu jsiru disponibbli għalihom permezz ta’ mezzi alternattivi ta’ aċċess fis-sens tas-subregolamenti (5) u (6).
(6) Hija fir-responsabbiltà tal-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa li titolb, f’konformità mas-subregolament (2), mezzi ta’ komunikazzjoni li mhumiex mezzi elettroniċi fil-proċess ta’ preżentazzjoni biex tindika fir-rapporti individwali msemmija fir-regolamenti 29 jew 241, kif ikun il-każ, ir-raġunijiet għal dan ir-rekwiżit. Fejn applikabbli, l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa għandha tindika fir-rapport individwali r-raġunijiet għaliex l-użu ta’ mezzi ta’ komunikazzjoni li mhumiex elettroniċi ġew ikkunsidrati neċessarji fl-applikazzjoni tas-subregolament (5).
(7) Il-komunikazzjoni verbali tista’ tintuża fir-rigward ta’ komunikazzjonijiet li ma jikkonċernawx l-elementi essenzjali ta’ proċedura ta’ akkwist, sakemm il-kontenut tal-komunikazzjoni verbali tkun dokumentata b’mod suffiċjenti. Għal dan il-għan, l-elementi essenzjali ta’ proċedura ta’ akkwist jinkludu d-dokumenti tal-akkwist, talbiet għall-parteċipazzjoni, konfermi ta’ interess u offerti. B’mod partikolari, komunikazzjonijiet verbali mal-offerenti li jista’ jkollhom impatt sostanzjali fuq il-kontenut u l-evalwazzjoni tal-offerti għandhom ikunu ddokumentati b’mod suffiċjenti u b’mezzi adatti, bħal reġistrazzjonijiet bil-miktub jew bl-awdjo jew sommarji tal-elementi prinċipali tal-komunikazzjoni.
(8) F’kull komunikazzjoni, skambju u ħżin ta’ informazzjoni, l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa għandha tiżgura li l-integrità tad-data u l-kunfidenzjalità tal-offerti jew tat-talbiet għall-parteċipazzjoni huma konservati. Hija għandha teżamina l-kontenut tal-offerti u t-talbiet għall-parteċipazzjoni biss wara li jkun skada l-limitu ta’ żmien għas-sottomissjoni tagħhom.
(9) Għal kuntratti ta’ xogħlijiet pubbliċi u kompetizzjonijiet tad-disinni, l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa tista’ titlob l-użu ta’ għodod elettroniċi speċifiċi, bħal għodod ta’ mmudellar elettroniku ta’ informazzjoni jew simili. F’tali każijiet l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa għandha toffri mezzi alternattivi ta’ aċċess, kif previst fis-subregolamenti (10) u (11), sa meta dawk l-għodod isiru disponibbli b’mod ġenerali fis-sens tas-subregolament (2).
(10) Fejn dan ikun meħtieġ, l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa tista’ teħtieġ l-użu ta’ għodod u mezzi li mhumiex ġeneralment disponibbli, sakemm l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa toffri mezzi alternattivi ta’ aċċess.
(11) L-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa għandha titqies li toffri mezzi alternattivi xierqa ta’ aċċess fi kwalunkwe waħda mis-sitwazzjonijiet li ġejjin, meta hija:
   (a) toffri mingħajr ħlas aċċess mingħajr restrizzjonijiet, sħiħ u dirett b’mezzi elettroniċi għal dawk l-għodod u mezzi mid-data ta’ pubblikazzjoni tal-avviż skont l-Iskeda 11 jew mid-data li fiha tintbagħat l-istedina għall-konferma tal-interess. It-test tal-avviż jew l-stedina għall-konferma tal-interess għandu jispeċifika l-indirizz fuq l-internet li fuqu jkunu disponibbli dawk l-għodod u apparat;
   (b) tiżgura li l-offerenti li ma jkollhomx aċċess għall-għodod u mezzi kkonċernati, jew l-ebda possibbiltà li jiksbuhom fil-limiti taż-zmien rilevanti, sakemm in-nuqqas ta’ aċċess ma jkunx attribwibbli għall-offerent ikkonċernat, ikollhom aċċess għall-proċedura ta’ akkwist permezz tal-użu ta’ tokens li jkunu disponibbli mingħajr ħlas online; jew
   (ċ) tappoġġa kanal alternattiv għall-preżentazzjoni elettronika tal-offerti.
(12) Minbarra r-rekwiżiti stabbiliti fl-Iskeda 8, għandhom japplikaw ir-regoli li ġejjin għal strumenti u mezzi għat-trasmissjoni elettronika u r-riċevuta ta’ offerti u għar-riċevuta b’mezzi elettroniċi ta’ talbiet għal parteċipazzjoni:
   (a) informazzjoni dwar speċifikazzjonijiet għas-sottomissjoni elettronika tal-offerti u t-talbiet għal parteċipazzjoni, inklużi l-qlib ta’ data f’kodiċi u l-istampar tal-ħin, għandha tkun għad-dispożizzjoni ta’ partijiet interessati;
   (b) l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa għandha tispeċifika l-livell ta’ sigurtà meħtieġ għall-mezzi elettroniċi ta’ komunikazzjoni fil-varji stadji tal-proċedura speċifika ta’ akkwist; dak il-livell għandu jkun proporzjonat għar-riskji involuti: Iżda r-rekwiżit stabbilit taħt dan il-paragrafu għandu jitqies li jkun ġie sodisfatt meta l-komunikazzjoni permezz ta’ mezzi elettroniċi ssir permezz tal-pjattaforma tal-akkwist elettroniku tal-gvern;
   (ċ) fejn l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa li taġixxi fi ħdan qafas ġenerali tikkonkludi li l-livell tar-riskji, ivvalutat skont il-paragrafu (b), ikun tali li huma meħtieġa firem elettroniċi avvanzati kif imfissra fid-Direttiva 1999/93/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, l-awtoritajiet kontraenti għandhom jaċċettaw firem elettroniċi avvanzati appoġġati minn ċertifikat elettroniku kwalifikat, filwaqt li jieħdu kont ta’ jekk dawk il-firem humiex ipprovduti minn fornitur ta’ servizzi ta’ ċertifikazzjoni li jinsab f’lista ta’ fiduċja kif previst fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2009/767/KE, maħluqa bi jew mingħajr tagħmir għall-ħolqien tal-firem sikuri, soġġetti għall-konformità mal-kondizzjonijiet li ġejjin:
      (i) l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa għandha tistabbilixxi l-format tal-firma avvanzata meħtieġ fuq il-bażi tal-formats stabbiliti fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2011/130/UE u għandha timplimenta l-miżuri meħtieġa sabiex tkun tista’ tipproċessa dawn il-formats b’mod tekniku; fil-każ li jkun intuża format differenti tal-firma elettronika, il-firma elettronika jew it-trasportatur tad-dokument elettroniku għandu jinkludi informazzjoni dwar possibbiltajiet ta’ validazzjoni eżistenti, li jkunu taħt ir-responsabbiltà tal-Istat Membru. Il-possibbiltajiet ta’ validazzjoni għandhom jippermettu lill-l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa li tivvalida online, mingħajr ħlas u b’mod li jinftiehem minn dawk b’lingwa materna differenti, l-firem elettroniċi li jkunu rċevew bħala firma elettronika avvanzata bis-sostenn ta’ ċertifikat kwalifikat;
      (ii) fejn offerta tkun iffirmata b’sostenn ta’ ċertifikat kwalifikat li huwa inkluż f’lista ta’ fiduċja, l-awtorità responsabbli għat-tmexxija tas-sejħa ma għandhiex tapplika rekwiżiti addizzjonali li jistgħu jxekklu l-użu ta’ dawk il-firem mill-offerenti.
(13) Rigward dokumenti li jintużaw fi proċedura ta’ akkwist li jkunu ffirmati minn awtorità kompetenti jew minn entità emittenti oħra, l-awtorità jew entità emittenti kompetenti tista’ tistabbilixxi l-format avvanzat dwar il-firma rikjest skont ir-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 1(2) tad-Deċiżjoni 2011/130/UE.
(14) Għall-finijiet tas-subregolament (13), awtoritajiet kompetenti għandhom jimplimentaw l-miżuri neċessarji sabiex dawk il-formats ikunu jistgħu jiġu pproċessati teknikament billi tkun inkluża l-informazzjoni rikjesta għall-finijiet tal-ipproċessar tal-firma fid-dokument ikkonċernat. Tali dokumenti għandu jkun fihom, fil-firma elettronika jew fid-dokument elettroniku, informazzjoni tat-trasportatur dwar possibbiltajiet ta’ validazzjoni eżistenti li jippermettu l-validazzjoni online tal-firma elettronika rċevuta, mingħajr ħlas u b’mod li jinftiehem minn dawk b’lingwa materna differenti.
(15) Għall-finijiet ta’ din it-Taqsima, awtoritajiet kontraenti elenkati fl-Iskeda 3 ma għandhomx bżonn tal-apprivazzjoni minn qabel tad-Direttur imma l-kunsens bil-miktub tal-kap ta’ dik l-awtorità kontrenti jkun biżżejjed.